AlcaytaDel primer mensaje en tu web a la factura cobrada
Así se usa Alcayta en el día a día, con pantallas reales: cómo atiende tu asistente, cómo llegan los contactos, cómo trabajan las reglas automáticas, cómo facturas y cómo ficha tu equipo.
Ejemplo con datos ficticios: «Clínica Sonrisa» no existeEL CIRCUITO COMPLETO
Te das de alta y eliges solo lo que necesitas
Todo se hace desde la web, sin esperar a nadie. Cada módulo tiene 14 días de prueba gratis, sin tarjeta. Después pagas con tarjeta solo lo que uses, y puedes darte de baja cuando quieras.
Cómo se hace
- Entra en alcayta.com y pulsa Pruébalo gratis.
- Escribe tu email, una contraseña y el nombre de tu empresa. Confirma el email con el enlace que te llega.
- En el menú de la izquierda, abre el módulo que quieras y pulsa Probar 14 días.
- Cuando te convenza, pulsa Contratar ya y paga con tarjeta.
Creas tu asistente: «Lola», la recepcionista de tu web
No hay que programar ni «entrenar» nada. Basta con escribir lo que sabría una buena recepcionista. Lola solo responde con esa información, nunca se inventa precios y, si no sabe algo, ofrece que tu equipo conteste.
Cómo se hace
- Ve a Asistentes → Nuevo asistente.
- Ponle nombre, elige qué hace (recepción, ventas, citas o atención) y si trata de tú o de usted.
- En Lo que debe saber escribe horario, dirección, servicios y preguntas frecuentes.
- Escríbele en Pruébalo, a la derecha, como si fueras un cliente.
- Pon el estado en Activo en tu web y copia la línea de Ponlo en tu web.
- Pégala en tu web antes de
</body>, o pásasela a quien te lleve la web.
Consejo: cuanto más clara sea la información, mejores respuestas. Si cambias el horario, cámbialo aquí y Lola lo sabrá al momento.
Un paciente escribe a las 23:00… y Lola contesta
Aparece una burbuja de chat abajo a la derecha de tu web. Lola contesta con naturalidad, en el idioma de quien escribe, y cuando hace falta que tu equipo intervenga le invita a dejar sus datos.
Para guardar esos datos, el paciente marca que acepta que le contactéis. Sin esa casilla no se guarda nada.
Qué tienes que hacer tú
- Nada. Lola atiende sola, a cualquier hora y cualquier día.
- Si quieres revisar alguna conversación, la tienes en la ficha del contacto (paso 4).
El contacto llega solo a Clientes, con la conversación
En cuanto el paciente envía sus datos, aparece en Clientes → Contactos con la etiqueta «asistente». Al abrir su ficha ves qué preguntó, cuándo llegó y si dio su consentimiento.
Cómo se usa
- Abre Clientes → Contactos y pulsa sobre el nombre.
- En Historial apunta cada llamada, email o reunión: queda todo el seguimiento en un sitio.
- Con Oportunidades → + creas su presupuesto para llevarlo por el embudo (paso 6).
- ¿Ya tienes clientes en Excel? Usa Importar y súbelos de una vez.
Reglas que trabajan por ti: «cuando pase esto, haz aquello»
Mientras el paciente dejaba sus datos, una regla creó la tarea «Llamar a Ana Ruiz» para recepción. Nadie tuvo que acordarse. Cada vez que una regla se ejecuta queda apuntada en el registro.
Cómo se crea una regla
- Ve a Automático → Nueva regla y ponle un nombre.
- En Cuando elige qué la dispara: un contacto nuevo, un presupuesto aceptado, una factura cobrada, una petición de vacaciones…
- Si quieres, en Solo si pon una condición (por ejemplo, que el mensaje diga «implante»).
- En Entonces elige qué hacer: avisar por email, crear una tarea, poner una etiqueta o enviar los datos a otra herramienta.
- Pulsa Activar regla. Puedes pausarla o borrarla cuando quieras.
Del interés al «sí»: tareas y embudo
Cada mañana, recepción abre Clientes → Tareas y ve a quién tiene que llamar. Los tratamientos en marcha se ven en el embudo, en columnas, de «Pidió información» a «Aceptado».
Cómo se usa
- En Tareas, marca el círculo cuando hayas llamado: pasa a «Hechas».
- En Embudo, arrastra cada tarjeta a la siguiente columna según avanza.
- Al soltarla en Aceptado, la regla del paso 5 crea la tarea «Preparar factura».
- En Personalizar cambias los nombres de las columnas y añades campos propios de tu sector.
Y el circuito se cierra: facturas y cobras
Con el tratamiento aceptado, emites la factura en Facturación, con numeración correlativa y registro de cada factura. Cuando la cobras, la marcas como pagada y tu panel se pone al día.
Cómo se hace
- Pulsa Nueva factura y elige el cliente.
- Añade las líneas: concepto, cantidad, precio e IVA (o la exención que corresponda).
- Revisa la vista previa de la derecha y emítela.
- Descarga el PDF o envíala por email. Cuando la cobres, pulsa ✓ en la lista.
Además: gastos con sus justificantes, informes de IVA por trimestre y libros listos para tu gestoría.
Equipo: fichaje, vacaciones y permisos
Tu equipo ficha desde el móvil y pide sus días. Tú lo apruebas y tienes el registro de jornada que exige la ley, listo para una inspección.
Fichar es pulsar un botón
Cada empleado entra desde el móvil, sin instalar nada raro: se añade a la pantalla de inicio como una app.
Cómo lo usa el empleado
- Fichar: botón verde al llegar, pausa si sale a comer y botón rojo al terminar.
- Calendario: ve sus horas de cada día, los festivos y sus permisos. Si se equivocó, pulsa el día y pide una corrección.
- Pedir días: ve cuántas vacaciones le quedan, elige el tipo y las fechas, y adjunta un justificante si hace falta.
Tú lo ves todo y apruebas en un clic
Cómo se usa
- En Directorio de empleados invitas a cada persona con su email: le llega un enlace para crear su contraseña.
- En su ficha ves su calendario del mes: horas por día, permisos y días sin fichar.
- En Gestión de ausencias apruebas o rechazas cada petición. El empleado lo ve al momento.
- Los fichajes nunca se borran: cualquier corrección queda al lado, con quién, cuándo y por qué.
Lo hecho a medida lo desarrolla agia360º
Alcayta se usa sola: se configura desde la web, se paga con tarjeta y funciona al momento. Si tu empresa necesita algo personalizado, lo desarrolla el equipo de agia360º:
- Un asistente de voz que atienda tu teléfono
- Conectar Alcayta con otro programa que ya uses
- Un informe o una automatización especial
Alba es la asistente de agia360º. Cuéntale qué necesitas y nuestro equipo te contactará.
¿Lo pruebas con tu empresa?
14 días gratis en cada módulo, sin tarjeta y sin permanencia.